Езици

Вътрешни правила за системите за финансово управление и контрол в ЦВО

Версия за печатВерсия за печатPDF versionPDF version

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Глава първа

Чл. 1. /1/ Тези правила определят основните цели на системите за финансово управление и контрол /СФУК/ в ЦЕНТРАЛНО ВОЕННО ОКРЪЖИЕ - МО /ЦВО – МО/.

/2/ Финансовото управление и контрол се осъществява чрез системи за управление и контрол, които включват съвкупност от политики и процедури, утвърдени от  началника  на ЦВО – МО, с цел да се осигури разумна увереност, че целите на организацията за защита на публичните финансови интереси са постигнати чрез:

  1. Съответствие със законодателството, вътрешните актове и договори;
  2. Надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативна информация; 
  3. Икономичност, ефективност, и ефикасност на дейностите;
  4. Опазване на активите и информацията.

Чл. 2. Системите за финансово управление и контрол в ЦВО - МО имат за цел да осигурят:

  1. Законосъобразно, икономично, ефективно и ефикасно управление на финансовите ресурси на ЦВО - МО;
  2. Съответствие на финансовата дейност на ЦВО - МО с действащото законодателство, вътрешните актове и заповедите на Началника на ЦВО - МО;
  3. Опазване на активите и информацията на ЦВО - МО;
  4. Предотвратяване и разкриване на финансови нарушения и грешки във функционирането на администрацията;
  5. Достоверност на счетоводната информация на ЦВО - МО;
  6. Осигуряване на своевременна и надеждна информация с оглед вземане на правилни решения при управление на финансите в ЦВО - МО;
  7. Осигуряване на прозрачност и възможност за проследяване на решенията и действията, свързани с изразходване на бюджетните средства.

Чл. 3. /1/ Системите за финансово управление и контрол се състоят от въведени от ръководството задължителни контролни дейности.

/2/ Контролните дейности са правилата, процедурите и действията, насочени към намаляване на рисковете за постигане целите на ЦВО - МО и допринасящи за изпълнение на решенията на ръководството.

/3/ В ЦВО - МО  се прилагат контролни дейности, които включват:

  1. Процедури за разрешаване и одобряване;
  2. Разделяне на отговорностите по начин, който не позволява един служител едновременно да има отговорност по одобряване, изпълнение, осчетоводяване и контрол;
  3. Система за двоен подпис, която не разрешава поемането на финансово задължение или извършване на плащане без подписите на  началника на ЦВО - МО и главния счетоводител на  ЦВО - МО;
  4. Правила за достъп до активите и информацията;
  5. Предварителен контрол за законосъобразност, който се извършва от финансовия контрольор;
  6. Процедури за пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване на всички операции;
  7. Докладване и проверка на дейностите - оценка на ефикасността и ефективността на операциите;
  8. Процедури за наблюдение;
  9. Правила за управление на човешките ресурси;
  10. Правила за документиране на всички операции и действия, свързани с дейността на организацията

 

Глава втора

ЕЛЕМЕНТИ И ВЪТРЕШНИ АКТОВЕ ЗА ФИНАНСОВОТО

УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

Чл. 4. /1/ Ръководството на ЦВО - МО осъществява финансовото управление и контрол чрез следните взаимно свързани елементи:

  1. Контролна среда;
  2. Управление на риска;
  3. Контролни дейности;
  4. Информация и комуникация;
  5. Мониторинг.

/2/ Ръководителите на всяко ниво в ЦВО - МО осигуряват изграждането, развитието и функционирането на елементите на финансовото управление и контрол в съответствие със спецификата на дейността на отдела или звеното. 

Чл. 5. /1/ В съответствие с Методическите насоки по елементите на финансовото управление и контрол, издадени от министъра на финансите на основание  чл.10, ал.3 от ЗФУКПС и с цел ефективно осъществяване на финансовото управление и контрол в ЦВО МО са издадени и утвърдени следните вътрешни актове:

  1. Етичен кодекс;
  2. Длъжностно разписание;
  3. Поименно разписание на длъжностите;
  4. Длъжностни характеристики;
  5. Вътрешни правила за организация на работната заплата и възнагражденията на служителите;
  6. Процедура за оценка на трудовото изпълнение на служителите;
  7. Процедура за набиране и подбор на персонала;
  8. Процедура по заместване на служителите;
  9. Процедура за действията при постъпване на нови служители и при напускане или освобождаване на служители;
  10. Стратегически план за периода от 2012 до 2014 г.;
  11. Годишен план за 2012 г.;
  12. Стратегия за управление на риска;
  13. Вътрешни правила за осъществяване на предварителен контрол;
  14. Правила за счетоводния документооборот в ЦВО;
  15. Инструкция за документооборота и деловодната дейност;
  16. Вътрешни правила за сигнализиране, проверка, разкриване и докладване на административни слабости, пропуски и нарушения, които създават предпоставки за корупция, измами и нередности;
  17. Други.

/2/ Нормативната уредба, регламентираща  дейността и функциите на ЦВО - МО, е следната:

  1. Закона за отбраната и въоръжените сили и Правилника за приложението му;
  2. Устройствен правилник на Министерството на отбраната;
  3. Структура, функции и задачи на ЦВО-МО;
  4. Устави на въоръжените сили;
  5. Вътрешни правила за работа на ЦВО-МО.

 

Глава трета

ПРОЦЕДУРИ ЗА РАЗРЕШАВАНЕ, ОДОБРЯВАНЕ И ОТОРИЗИРАНЕ

 

Чл. 6. /1/ Процедурите за разрешаване се отнасят за вземането на решение от началника на ЦВО или други упълномощени лица, в резултат на което настъпват определени последици за ЦВО - МО.

/2/ Одобряването е утвърждаване или заверка на транзакции, данни или документи, с което се приключват процеси, действия, предложения и последици от тях.

/3/ Разрешаването и одобряването се извършват само от  началникът на ЦВО - МО или упълномощени от него за целта лица.

 

Чл. 7. /1/ Оторизирането /упълномощаването, делегирането/ е процедура, при която началникът на ЦВО нарежда със заповед на определени длъжностни лица да изпълняват функции на ръководител, например действия по управление и разпореждане с активи, поемане на задължения, извършване на разходи, действия във връзка с възлагането и осъществяването на различна дейност и други.

/2/ Оторизирането се осъществява в съответствие с нормативно регламентираните възможности, специфичните срокове и условия и при спазване на изискванията за  необходимата компетентност и професионален опит.

/3/ Упълномощените служители действат съобразно нарежданията на началника на ЦВО и в границите, определени със заповедта и нормативните актове.   

Чл. 8. Упълномощените служители докладват периодично на началника на ЦВО за осъществената от тях дейност в рамките на делегираните им правомощия

 

Глава четвърта

РАЗДЕЛЯНЕ НА ОТГОВОРНОСТИТЕ

 

Чл.9. /1/ Разделянето на отговорностите се въвежда с цел намаляване на рисковете от грешки, нередности и нарушения и се регламентира с вътрешните актове на ЦВО – длъжностното разписание, поименното разписание на длъжностите, длъжностните  характеристики, вътрешните правила за дейността на ЦВО, заповеди и други.

/2/ За осъществяването на отделни етапи от всяка операция, процес или дейност в ЦВО отговарят различни служители.

/3/ Отговорностите се разделят по начин, който не позволява един служител едновременно да има отговорност по одобряване /разрешаване/, изпълнение, осчетоводяване и контрол.

 

Глава пета

СИСТЕМА НА ДВОЕН ПОДПИС

 

Чл.10. /1/ Системата на двоен подпис е задължителна процедура при поемане на задължения, извършване на разходи, действията по управление или разпореждане с имущество и други от името и за сметка на ЦВО.

Чл.11. /1/ Всички документи, свързани със задължения, разходи, действия по управление или разпореждане с имущество и други, независимо от стойността им, се подписват от Началника на ЦВО-МО, в качеството му на ръководител и разпоредител с бюджетни кредити и главния счетоводител, в качеството му на лице, отговорно за счетоводните записвания.

/2/ В случаи на отсъствие поради ползване на отпуск или командировки,  функциите на  началник на ЦВО-МО се изпълняват от  заместник-началника на ЦВО.

/3/ Началникът може със заповеди да делегира на компетентни длъжностни лица права да подписват за ръководител първични счетоводни документи за събиране на приходи, поемане на задължения и извършване на разходи в следните случаи:

1. Събиране на приходи, извършване на разходи по касов и банков път и разходване на материални запаси /платежни нареждания,  приходни и разходни касови ордери, искания за отпускане на материали/;

2. Отчитане на разчетни взаимоотношения - разчетно-платежни ведомости, авансови отчети на материално отговорните лица и служители;

3. Получаване на фактури за доставки на стоки и услуги;

4.Заповеди за ползване на отпуски и за начисляване на процент прослужено време на персонала.

/5/ Системата на двойния подпис се прилага и когато не е упражнен предварителен контрол.

/6/ Главният счетоводител, в качеството му на лице, отговорно за счетоводните записвания, може да откаже да положи втори подпис. В тези случаи отказът следва да е в писмена форма и мотивиран. Отказът се адресира до началника на ЦВО -МО и се завежда в регистратурата.

 

Глава шеста

 

ДОСТЪП ДО АКТИВИТЕ И ИНФОРМАЦИЯТА

 

Чл. 12. /1/ Достъпът до активите и информацията се осъществява по ред, определен от ръководството на ЦВО с Инструкцията за документооборота и деловодната дейност,  Инстукция за пропускателния режим в сградата на ЦВО и други.

/2/ С цел намаляване на риска от неправилно използване или разпореждане с активите и информацията на ЦВО,  достъп до тях имат длъжностните лица, които отговарят за опазването и/или използването на съответните активи или информация.

 

Глава седма

 

ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Раздел І

СЪЩНОСТ НА ПРЕДВАРИТЕЛНИЯ КОНТРОЛ

 

Чл.13. /1/ Предварителният контрол е превантивна контролна дейност за законосъобразност, при която преди вземането на всички решения или извършването на всички действия се извършва съпоставка с изискванията на приложимата нормативна уредба. 

/2/ Законосъобразност по смисъла на настоящите вътрешни правила е съответствие на решенията или действията с приложимата нормативна уредба – кодекси, закони, постановления на Министерския съвет, нормативни актове на Министерство на финансите, правилници, наредби, заповеди и др., които се издават въз основа на тях.

/3/ Редът и начинът за осъществяване на предварителен контрол в ЦВО се определят с настоящите правила и с Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол в съответствие с указанията на министъра на финансите и изискванията на ЗФУКПС.

Чл. 14. /1/ Предварителният контрол се извършва от финансов контрольор съгласно длъжностното разписание или определен от началника на ЦВО.

/2/ Предварителният контрол се извършва преди вземането на всички решения или извършването на действия, свързани с финансовата дейност на ЦВО, независимо от размера на приходите или разходите от тези решения или действия.

/3/ Предварителният контрол се извършва чрез проверки, резултатите от които се документират. В писмен вид се изразява мнение относно законосъобразността на решенията или действията, свързани с:

1. Разпореждане с активи и средства, включително поемането на задължения /сключването на договори или др./ и извършването на разходи;

2. Управление и стопанисване на имуществото,  включително отдаване под наем;

3. Други права или задължения за ЦВО;

/4/ Началникът на ЦВО и главният счетоводител осигуряват на финансовия контрольор достъп до цялата информация и всички документи /включително и на електронни носители/, които имат отношение към дейността или процеса, свързани с поемането на задължението, извършването на разхода или събирането на прихода.

Чл.15. Обектите на предварителен контрол, начина на осъществяването му и документирането му се извършват съгласно вътрешни правила за осъществяване на предварителен контрол в ЦВО.

 

Раздел ІІ

ДОКУМЕНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЯТА ЗА РАЗХОДИ

 

Чл.16. За всяко задължение или разход, превишаващи 10/десет/ хиляди лева, преди тяхното поемане или извършване се съставят досиета.

/1/  Досиетата се съставят, подържат и съхраняват от служители на отдел „Финансово стопанска дейност”, предоставят се на финансовия контрольор за осъществяване на предварителен контрол и се допълват с копия от платежните документи за следващите извършени плащания по поетото задължение или  разход.

/2/ Изготвят се четири типа досиета:

1. Досие за задължение, действия по управление или разпореждане с имуществото на ЦВО – съставя се при всяко поемане на задължение или друго действие, които са на стойност над 10/десет/ хиляди лева и се допълва с копия от документите за всички разходи или действия, извършени във връзка с това задължение, независимо от размера им;

2. Досие за разход – съставя се за единичен разход над 5/пет/ хиляди лева, когато при поемане на задължението не е имало основание за съставяне на досие, например: разходи за електроенергия, топлоенергия, вода и други;

3. Общо досие – съставя се за работните заплати за всяка календарна година, открива се на първи януари и се закрива на тридесет и първи декември;

4. Досие за нереализирани разходи – съставя се за предложения за разходи или задължения, които не са одобрени от началника на ЦВО,  като разпоредител с бюджетни кредити /заявки, докладни записки, оферти и други/.

Чл.17.    Всяко досие по чл.16  съдържа:

  1. Опис на приложените документи;
  2. Контролен лист за движение на досието между различните структурни звена и длъжностни лица в ЦВО;
  3. Описание на приложимата нормативна уредба за поемане на конкретното задължение, разход, действие по управление или разпореждане с имуществото на ЦВО и др.;
  4. Копия на всички договори и анекси към тях;
  5. Други документи, които имат отношение към задължението, разхода, действията по управление или разпореждане с имуществото и др.;
  6. Контролните листове за извършване на предварителен контрол;
  7. Копия на всички фактури и платежни документи;
  8. Копия на протоколите за приемане и предаване на активите;
  9. Други.

 

Чл.18. /1/ Досиетата за текущата година и до приключването им се съхраняват в отдел „Финансово стопанска дейност”.

/2/ Досиета, по които са приключили всички плащания и изпълнението на договорите,  се предават за съхраняване в регистратурата на ЦВО, като за целта се съставя приемателно-предавателен протокол.

Чл.19. Отдел „Финансово-стопанска дейност” отговаря за съставянето и съхранението на досиетата по реда на тези правила.

Чл.20. За задължения, разходи, действия по управление или разпореждане с имуществото на ЦВО и други, които са на стойност под десет хиляди лева не се съставя досие. В тези случаи контролният лист заедно с  придружаващите го документи /докладни записки, заявки, становища, оферти, договори, фактури, приемателно-предавателни протоколи и др./ се прилага към платежния документ.

 

Глава осма

 

ПРОЦЕДУРИ ЗА ОСЧЕТОВОДЯВАНЕ НА ОПЕРАЦИИТЕ

 

Чл. 21. /1/ Процедурите за осчетоводяване на операциите са регламентирани и се осъществяват в съответствие със Закона за счетоводството, Счетоводните стандарти и Сметкоплана за бюджетните предприятия, утвърдени от министъра на финансите на основание чл. 5а от Закона за счетоводството, Единната бюджетна класификация Правила за счетоводния документооборот и други.

/2/ Целта на процедурите за  вярно, точно и своевременно осчетоводяване на стопанските операции е намаляването на риска от неправилно и несвоевременно отразяване на информацията и съставянето на финансовите отчети и получаване на надеждна информация от ръководството на ЦВО за вземане на управленски решения.

 

Глава девета

 

КОМУНИКАЦИЯ И ПРОЦЕДУРИ ЗА ДОКЛАДВАНЕ И ПРОВЕРКА

НА ДЕЙНОСТИТЕ

 

Чл.22. Комуникацията е движение на информация по всички информационни канали в ЦВО. Целта и е да повиши осведомеността и да подпомогне постигане на целите на ръководството на ЦВО.

Чл.23. Докладването е един от най-важните комуникационни канали между служителите и ръководството /по вертикала/. Ръководството трябва да получава своевременна, уместна, актуална, точна и вярна информация за цялата дейност на ЦВО. Предаването на информацията от долу на горе по йерархията е най-често срещаният начин за комуникация.

Чл.24. Ръководството уведомява служителите каква ивформация е нужна за вземане на правилни управленски решения чрез резолюции, заповеди, указания и други.

Чл. 25. Доброто взаимодействие и информираност на различните структурни звена и служители, намиращи се на едно йерархично ниво в организацията, е от важно значение за изпълнението на задачите и осигурява ефективна комуникация по хоризонтала.

Чл. 26. Задачите за изпълнение в ЦВО се възлагат от  началника, на ръководството, на началниците на отдели и на други подчинени.

Чл. 27. Конкретните задачи и начинът им на изпълнение се възлагат от началниците на Военни окръжия, на Областни  военни отдели, на отдели и сектори.

Чл. 28. Разработените проекти на изготвени документи /заповеди, писма, доклади, докладни записки, указания и др./, подготвени от служителите предварително се проверят, одобряват и съгласуват от съответния началник, от гл.юрисконсулт и от заместник-началника на ЦВО. За документирането на тези проверки на архивното копие на проекта на документ съставителите и съгласувалите полагат подписи и отбелязват датата на подписването.

Чл.29. Ако в процеса на работата възникнат значими проблеми, които изискват незабавното внимание на началника на ЦВО, същите се докладват от съответния служител съгласувано с началника му.

 

Глава десета

ПРОЦЕДУРИ ЗА НАБЛЮДЕНИЕ

 

Чл. 30. /1/ Ръководството на ЦВО осъществява цялостен преглед на дейността на организацията, който има за цел да предостави увереност, че контролните дейности функционират според предназначението си и остават ефективни във времето. При осъществяването на мониторинга трябва да се обърне внимание на състоянието на елементите на финансовото управление и контрол.

/2/ Прегледът на дейността се осъществява текущо и чрез специални оценки  /проверки/, които се извършват след събитията и зависят от оценката на риска и от ефективността на текущия мониторинг.

/3/ Резултатите от осъществения мониторинг, включително недостатъците се докладват на Началника на ЦВО и на лицата, които могат да предприемат необходимите мерки за отстраняване на недостатъците.

 

Глава единадесета

ПРАВИЛА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ

 

Чл. 31. /1/ Дейността по управление на човешките ресурси се осъществява съгласно изискванията на Закона за отбраната и въоръжените сили, Кодекса на труда и подзаконовите нормативни актове по прилагането им по ред, определен от началника на ЦВО със следните вътрешни актове:

  1. Вътрешни правила за организация на работната заплата и възнагражденията на служителите;
  2. Процедура за оценка на трудовото изпълнение на служителите;
  3. Процедура за набиране и подбор на персонала;
  4. Процедура по заместване на служителите;
  5. Процедура за действията при постъпване на нови служители и при напускане или освобождаване на служители;
  6. Длъжностно разписание;
  7. Поименно разписание на длъжностите;
  8. Длъжностни характеристики и други.

Чл.32. Отговорностите на всички служители на ЦВО са описани подробно в длъжностни характеристики, които се съхраняват в отдел „Административно-правно обслужване и човешки ресурси”.  Копия от тях се връчват срещу подпис на длъжностните лица.

Чл.33. Обучението е условие за подпомагане на служителите при изпълнение на специфичните им задължения и за повишаване нивото на квалификация до необходимия стандарт.

Чл.34. Всички служители на ЦВО се включват в обучение съгласно План за обучение на служителите за съответната календарна година.

Чл.35. Обучение се изисква при следните случаи:

/1/По време на работа /практически въпроси/;

/2/Редовно обучение /подновяване на познанията/;

/3/ Всекидневно обучение /в случаите, когато са необходими конкретни познания за изпълнението на текущи задачи/;

Чл.36. /1/ Всеки служител от ЦВО, е задължен да следи промените в нормативната уредба и новостите, касаещи дейността на ЦВО,  да отделя време за самоподготовка и повишаване на теоретическите си знания и да се стреми към повишаване на професионалната си квалификация.

Чл.37. /1/ Всеки служител от ЦВО подготвя работен план със задачите за обучение, професионално развитие и усъвършенстване на индивидуалното изпълнение, който се съхранява в отдел ”Административно-правно обслужване и човешки ресурси”.

/2/ Служители от отдел „Административно-правно обслужване и човешки ресурси” следят за редовното подобряване на професионалната квалификация на служителите в съответствие със изготвените планове.

 

Глава дванадесета

ПРАВИЛА ЗА ДОКУМЕНТИРАНЕ НА ДЕЙСТВИЯТА, СВЪРЗАНИ

С ДЕЙНОСТТА НА ЦВО – МО

 

Чл. 38. /1/ Процедурите за документиране на действията, свързани с дейността на ЦВО са регламентирани и се осъществяват в съответствие с Инструкция за документооборота и деловодната дейност, Правила за счетоводния документооборот в ЦВО, и други.

/2/ Целта на процедурите за документиране на действията, свързани с дейността на ЦВО, е подпомагането на текущата дейност, вземането на правилни управленски решения и осъществяване на контрол върху процесите в ЦВО.

Чл. 39. /1/ Документирането е свързано с изготвянето на писмени доказателства за взети решения, настъпили събития, извършени действия и транзакции, както и за резултатите от осъществената инспекционна дейност и последващите мерки.

/2/ Разработените проекти на документи следва да са с ясен и точен текст и да са съобразени с Указанията за оформяне на общо административните документи, утвърдени от министъра на финансите. Желателно е постигане на определено ниво на стандартизация при изготвянето и представянето им.

Чл.40. Служителите от ЦВО са длъжни да гарантират, че всяка информация, получена по време на работата, е обект на конфиденциалност.

Чл.41. Работните документи, свързани с осъществяваната дейност се съхраняват в служебните помещения на ЦВО и са негова собственост. 

 

Глава тринадесета

КОНТРОЛ ВЪРХУ ИЗГРАЖДАНЕТО И ФУНКЦИОНИРАНЕТО

НА СИСТЕМИТЕ ЗА ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

 

Чл.42.  /1/ Контролът  по   спазването на  настоящите правила  и за изграждането и функционирането на системите за финансово управление и контрол в ЦВО се извършва от дирекция “Вътрешен одит” към Министерство на отбраната./ФК/

/2/ Директорът на дирекция “Вътрешен одит” към Министерство на отбраната писмено уведомява началника на ЦВО за установени недостатъци и несъответствия  на системите за финансово управление и контрол с приложимата нормативна уредба, за случаите на неефективно функциониране на същите и прави мотивирани предложения и препоръки за отстраняване на нередностите и нарушенията.

 

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

§ 1. Вътрешните правила за системите за финансово управление и контрол в ЦВО се издават на основание чл.3, ал.1 и чл.7, ал.1, т.15 от Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор.

§ 2. При прилагането на настоящите правила се спазват изискванията на Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор, утвърдените от министъра на финансите Методически насоки по елементите на финансовото управление и контрол, Указания за осъществяване на предварителен контрол, Указания за осъществяване на управленската отговорност в организациите от публичния сектор и Наредбата за формата, съдържанието, реда и сроковете за представяне на информация по чл.8, ал.1 от ЗФУКПС.

§ 3. Видовете  организационни  процедури и нива на докладване съгласно чл.3 от настоящите правила са разработени във вътрешни правила за дейността на ЦВО, утвърдени от Началника на ЦВО  са неразделна част от тях.

§ 4. Вътрешните  правила  за  системите за финансово управление и контрол на ЦВО могат да бъдат изменяни и допълвани.

§ 5. Вътрешните правила за системите за финансово управление и контрол влизат в сила от 2012 година.